Politique de confidentialité

Rôles et responsabilités

Omny médecine privée, opéré en partenariat avec le réseau Infirmia, est responsable des renseignements personnels qu'elle détient, incluant ceux dont la collecte, l'utilisation, la conservation ou la destruction est assurée par un tiers. Chaque membre du personnel a l'obligation d'informer le responsable ou le délégué de tout incident en matière de protection des renseignements personnels dans un délai de moins de 24 heures.

Traitement des plaintes

Toute plainte en matière de protection des renseignements personnels fera l'objet d'une analyse sérieuse par le délégué ou le responsable. Elle sera traitée conformément à la Loi 25 et entraînera l'élaboration d'un plan correctif immédiat.

Formation du personnel

La personne déléguée a suivi la formation Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, offerte par la Commission d'accès à l'information du Québec. Tous les membres du personnel sont formés en conséquence. Les infirmiers et infirmières, membres de l'OIIQ et de l'OIIAQ, ainsi que les médecins, membres du CMQ, sont tenus de se conformer au code de déontologie de leur ordre professionnel respectif.

Mesures de protection lors de sondages ou de recherches

• Toutes les informations recueillies sont soumises à des mesures de sécurité afin d'assurer la conservation de leur caractère confidentiel.
• Les renseignements ne sont accessibles qu'aux seules personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions.
• Les renseignements ne sont utilisés qu'aux fins pour lesquels ils ont été recueillis (recherches, évaluation, dossiers médicaux).
• Toutes les informations recueillies sont détruites tel que requis à la fin du sondage.

La collecte

La collecte correspond au moment où un renseignement personnel est recueilli, créé ou inféré, notamment au moyen d'un formulaire de contact, d'un formulaire de demande de rendez-vous en ligne, d'un sondage, d'un appel téléphonique, d'un courriel ou d'outils analytiques Web. Omny médecine privée s'engage à :

• Déterminer un motif sérieux et légitime avant de constituer un dossier sur une personne.
• Limiter la collecte aux renseignements nécessaires aux fins déterminées.
• Recueillir les renseignements par des moyens légaux, principalement auprès de la personne concernée.
• Informer la personne de l'objet du dossier, de l'utilisation prévue, des catégories d'accès internes, du lieu de détention, et de ses droits d'accès et de rectification.
• Obtenir le consentement de la personne avant de collecter ses renseignements auprès d'un tiers.

Mineurs : Depuis le 22 septembre 2023, les renseignements personnels concernant un enfant de moins de 14 ans ne peuvent être recueillis sans le consentement du titulaire de l'autorité parentale ou du tuteur, sauf si cela est manifestement au bénéfice du mineur. Lorsqu'une demande de rendez-vous concerne un enfant de moins de 14 ans, les renseignements personnels doivent être transmis par le titulaire de l'autorité parentale ou le tuteur, sauf exception prévue par la loi.

Objectif de la collecte

Dans nos cliniques, la collecte de données est principalement de nature démographique et médicale. Elle a pour but unique de constituer un dossier de santé strictement confidentiel, dans lequel sont consignées les informations relatives à vos consultations, prélèvements et état de santé. Cette collecte facilite la continuité des soins qui vous sont offerts.

Notre site Web peut recueillir certains renseignements personnels au moyen d'un formulaire de demande de rendez-vous en ligne. Ces renseignements peuvent inclure votre statut d'abonnement Omny, votre préférence quant au professionnel consulté, votre préférence quant au lieu de consultation, votre prénom, votre nom, votre âge, votre sexe, votre numéro de téléphone, votre adresse courriel ainsi que la raison de votre demande, si vous choisissez de la préciser. Ces renseignements sont recueillis uniquement afin de traiter votre demande de prise de rendez-vous, de communiquer avec vous à ce sujet, de préciser vos besoins administratifs et de vous proposer une plage de consultation appropriée. Le champ permettant d'indiquer la raison de votre demande est facultatif. Comme il peut contenir des renseignements relatifs à votre santé, nous vous invitons à y inscrire seulement les informations nécessaires à la prise de rendez-vous.

Notre site Web peut également collecter des données de navigation (via Google Analytics et Google Tag Manager) à des fins statistiques anonymisées, uniquement avec votre consentement préalable. Vous pouvez retirer ou modifier ce consentement à tout moment via le bouton de gestion des témoins disponible en bas de page.

Le consentement

Lorsque nous obtenons de l'information vous concernant, nous demandons votre consentement écrit lors de votre première visite en clinique. Ce consentement est valide pour toute la durée de conservation de votre dossier. Vous pouvez toutefois le retirer à tout moment.

Lorsqu'une personne soumet un formulaire de demande de rendez-vous en ligne, elle consent à ce qu'Omny médecine privée recueille et utilise les renseignements fournis afin de traiter sa demande, de communiquer avec elle et de fixer un rendez-vous, lorsque possible. Ce consentement vise uniquement la gestion de la demande de rendez-vous et ne remplace pas les consentements cliniques pouvant être requis lors d'une consultation ou d'un soin. Certains renseignements transmis dans le formulaire, notamment la raison de la demande de rendez-vous, peuvent constituer des renseignements personnels sensibles lorsqu'ils concernent l'état de santé. Ces renseignements sont traités avec un niveau de confidentialité adapté à leur nature.

Sur notre site Web, votre consentement pour les témoins de connexion (cookies) non essentiels est recueilli via notre bannière de consentement, conformément aux exigences de la Loi 25. Chaque décision de consentement est enregistrée dans un journal d'audit horodaté.

L'utilisation

Les renseignements personnels sont utilisés uniquement par les personnes autorisées au sein de la clinique, dans la mesure nécessaire à l'exercice de leurs fonctions. Omny médecine privée s'assure que les renseignements qu'elle détient sont à jour, exacts et complets.

Les renseignements transmis par le formulaire de demande de rendez-vous sont utilisés par les membres autorisés de l'équipe administrative afin de traiter la demande, communiquer avec la personne concernée et planifier le rendez-vous. Lorsque nécessaire, certains renseignements peuvent également être consultés par un professionnel autorisé afin de déterminer le type de rendez-vous ou le lieu de consultation approprié. Le formulaire de demande de rendez-vous ne sert pas à offrir un conseil médical, à poser un diagnostic, à évaluer une condition médicale ni à gérer une situation urgente. Les renseignements transmis ne sont pas utilisés à des fins publicitaires ou promotionnelles sans consentement distinct.

La communication

Vos renseignements ne sont communiqués à un tiers (prestataire de services, autre professionnel de la santé, etc.) qu'avec votre consentement, sauf exception prévue par la loi. La communication à l'extérieur du Québec requiert un consentement écrit précisant les risques associés à la confidentialité.

Les renseignements transmis par le formulaire de demande de rendez-vous sont acheminés à une boîte courriel générique d'Omny médecine privée, surveillée par les membres autorisés de l'équipe administrative. Ils peuvent également être traités par les fournisseurs technologiques nécessaires au fonctionnement du site Web, du formulaire en ligne, de l'hébergement Web, du service de courriel ou des outils de sécurité informatique. Omny médecine privée limite la communication de ces renseignements aux personnes et fournisseurs pour lesquels l'accès est nécessaire à la prestation du service demandé. Lorsque des fournisseurs de services ont accès à des renseignements personnels, Omny médecine privée s'assure que des mesures contractuelles et organisationnelles appropriées encadrent leur utilisation, leur protection et leur confidentialité.

La conservation

Vos renseignements sont conservés de manière confidentielle, en format papier ou électronique, avec des mesures de sécurité rigoureuses : mots de passe uniques par professionnel, changements fréquents, protection antivirus à jour. Seuls les professionnels habilités y ont accès, dans le strict cadre de leurs fonctions.

Les renseignements transmis au moyen du formulaire de demande de rendez-vous sont conservés seulement pendant la durée nécessaire au traitement de la demande. Si un rendez-vous est fixé ou si une prise en charge clinique est amorcée, les renseignements pertinents peuvent être versés au dossier médical électronique de la personne concernée, selon les pratiques applicables à la tenue de dossier. Si la demande ne mène pas à un rendez-vous ou à l'ouverture d'un dossier, les renseignements transmis par le formulaire sont supprimés ou détruits de façon sécurisée dans un délai raisonnable, sous réserve des obligations légales, professionnelles ou administratives applicables.

La destruction

Les renseignements personnels sont détruits de manière sécurisée dès que la finalité pour laquelle ils ont été collectés est accomplie. Les documents papier sont détruits à l'aide d'une déchiqueteuse à découpe transversale. Les dossiers de santé électroniques peuvent être détruits sur demande si aucune activité n'y a été rapportée dans les dix dernières années.

Les demandes de rendez-vous reçues par formulaire en ligne et conservées dans une boîte courriel, une plateforme Web ou tout autre outil technologique sont supprimées de manière sécurisée lorsqu'elles ne sont plus nécessaires au traitement de la demande, sauf lorsqu'elles doivent être conservées au dossier médical ou pour répondre à une obligation légale, professionnelle ou administrative.

Communications marketing (infolettres)

Si vous cochez la case correspondante, Omny médecine privée pourra utiliser votre adresse courriel pour vous transmettre des infolettres, des nouvelles concernant la clinique ainsi que des communications promotionnelles.

Pour acheminer ces communications, Omny médecine privée fait appel à un fournisseur tiers de services de courriel marketing. Les coordonnées du fournisseur en vigueur sont disponibles sur demande auprès du délégué à la protection des renseignements personnels.

Votre courriel est conservé tant que vous ne retirez pas votre consentement. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment au moyen du lien de désabonnement présent dans chaque envoi, ou en écrivant à jlamontagne@omnymd.ca. Dès la réception du retrait, votre courriel est retiré des listes d'envoi et supprimé dans un délai raisonnable.

Publicité personnalisée

Si vous cochez la case correspondante, Omny médecine privée pourra utiliser votre adresse courriel à des fins de publicité personnalisée sur les plateformes publicitaires de Meta (Facebook, Instagram), notamment au moyen de la fonctionnalité d'audiences personnalisées (Custom Audiences). Votre courriel est transmis à Meta sous forme hachée (hashée) afin d'être mis en correspondance avec les utilisateurs de ces plateformes, sans que votre adresse en clair ne soit communiquée.

Cette utilisation peut entraîner un profilage publicitaire : vous pourriez voir des publicités d'Omny médecine privée plus susceptibles de correspondre à vos intérêts présumés, ou être inclus(e) dans des audiences similaires (lookalike audiences).

Vos renseignements sont utilisés à cette fin tant que vous ne retirez pas votre consentement. Vous pouvez le retirer à tout moment en écrivant à jlamontagne@omnymd.ca. À la suite du retrait, votre courriel est retiré des audiences publicitaires concernées dans un délai raisonnable.

Qu'est-ce qu'un incident de confidentialité ?

Un incident de confidentialité correspond à tout accès, utilisation ou communication non autorisés d'un renseignement personnel, ou à la perte de ce renseignement. Par exemple : un accès non autorisé par un membre du personnel, l'envoi de renseignements au mauvais destinataire, ou une cyberattaque (hameçonnage, rançongiciel).

Procédure en cas d'incident

• Prendre des mesures immédiates pour diminuer les risques et éviter de nouveaux incidents.
• Évaluer la gravité du risque (sensibilité des données, conséquences appréhendées, probabilité d'utilisation préjudiciable).
• Si un risque de préjudice sérieux est établi, aviser la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées avec diligence.

Comment nous contacter ?

Pour toute plainte, demande d'accès ou de rectification, ou signalement d'incident, contactez notre délégué à la protection des renseignements personnels :

Vous pouvez également contacter Omny directement : info@omnymd.ca · 418 741-OMNY (6669)